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Informativa Riunioni Organi

RIUNIONI ORGANI CAMERALI IN VIDEOCONFERENZA

INFORMATIVA PRIVACY

La Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura Chieti Pescara (di seguito, anche Titolare del Trattamento o la CCIAA), con la presente informativa, fornisce tutte le indicazioni previste dall’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (anche detto GDPR o Regolamento Generale per la Protezione dei Dati personali), in merito al trattamento dei dati personali in caso di riunioni degli organi camerali da remoto, con videoconferenza.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali è la Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura Chieti Pescara, sede legale: Piazza G.B. Vico n. 3 in Chieti, http://www.chpe.camcom.it Pec cciaa@pec.chpe.camcom.it

2. DPO – Data Protection Officer - RPD – Responsabile della protezione dei dati personali

Al fine di meglio tutelare gli interessati, nonché in ossequio al dettato normativo, il Titolare ha nominato un proprio DPO, Data Protection Officer (o RPD, Responsabile della protezione dei dati personali).

È possibile prendere contatto con il DPO della CCIAA Chieti Pescara ai seguenti indirizzi mail: rpd@chpe.camcom.it  oppure rpd@pec.chpe.camcom.it.

3. Finalità e Basi giuridiche del trattamento

I dati personali trattati dal Titolare (dati identificativi, dati di contatto) vengono utilizzati esclusivamente per assicurare il regolare svolgimento delle riunioni degli organi camerali in videoconferenza.

Il trattamento fonda la sua base giuridica nell’adempimento di un obbligo di legge (GDPR art. 6 par. 1, lett. c), con particolare riferimento a quanto previsto dalle seguenti disposizioni: L. 29 dicembre 1993, n. 580; D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165; D.Lgs. 15 febbraio 2010, n. 23; D.M. 4 agosto 2011, n. 156; D.Lgs. 25 novembre 2016, n. 219; L. 7 agosto 1990, n. 241; D. Lgs. 27 ottobre 2009, n. 150; D.L. 17 marzo 2020, n. 18, art. 73 - Semplificazioni in materia di organi collegiali, che stabilisce che lo svolgimento delle sedute degli organi in videoconferenza deve garantire la certezza nell'identificazione dei partecipanti e la sicurezza nelle comunicazioni; art. 12 del Regolamento del Consiglio camerale e art. 9 del Regolamento della Giunta camerale che disciplinano le modalità di gestione della documentazione e di svolgimento delle riunioni in modalità telematica.

4. Tipologia di dati trattati

Il Titolare per consentire la partecipazione alla videoconferenza raccoglie previamente la mail alla quale indirizzare l'invito a partecipare e il numero di cellulare del partecipante.

Il dato relativo alle presenze/assenze dei partecipanti è riportato esclusivamente nel processo verbale, che non sarà pubblicato, ma potrà essere oggetto di diritto di accesso.

La piattaforma utilizzata per la videoconferenza, Webex, proietta in primo piano l'immagine del volto della persona che parla.

Durante i momenti di silenzio restano in evidenza a video le ultime persone che hanno parlato.

Se il relatore sta presentando un documento la schermata del video mostra solo questo.

Il documento potrà essere inviato ai partecipanti anche prima della riunione per il tramite della Camera di commercio che verificherà il rispetto della normativa in materia di privacy. In ogni caso i documenti oggetto di presentazione non possono avere contenuti lesivi della riservatezza delle persone.

I partecipanti, una volta che il Presidente ha verificato il numero legale e la regolare composizione e costituzione dell'organo collegiale, devono disattivare solo il microfono, ai fini della tracciabilità della loro presenza e partecipazione. Se decidono di intervenire devono verificare che siano in funzione entrambi gli strumenti comunicativi, audio e visivo: microfono e web cam. Il partecipante che interviene deve inquadrare il volto affinché sia incontrovertibile il collegamento tra l’intervento e il partecipante che l’ha effettuato. Una volta terminato l’intervento deve essere disattivato il solo microfono.

5. Autorizzati, Responsabili del trattamento e Destinatari dei dati personali

I dati personali sono trattati da personale dipendente della CCIAA previamente autorizzato al trattamento e appositamente istruito e formato, con modalità manuali, cartacee, informatiche e telematiche, secondo principi di correttezza e liceità, e con custodia in archivi sia elettronici che cartacei, adottando specifiche misure di sicurezza per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

I dati personali possono essere comunicati a soggetti esterni formalmente nominati dalla CCIAA quali Responsabili del trattamento e appartenenti alle seguenti categorie:

  • società che erogano servizi tecnico /informatici e/o servizi di gestione e manutenzione dei database del Titolare;
  • società che erogano servizi di comunicazioni telematiche e, in particolar modo, di posta elettronica.

I dati possono altresì essere comunicati a ulteriori soggetti esterni, operanti in qualità di Titolari autonomi del trattamento e appartenenti alle seguenti categorie:

  • altri Enti del Sistema camerale;
  • aziende speciali, con particolare riferimento ad Agenzia di Sviluppo e ASPO;
  • ogni altra Pubblica Amministrazione o altri soggetti fisici e giuridici che ne facciano richiesta in base a facoltà normativamente previste.

Resta fermo l’obbligo della Camera di commercio di comunicare i dati all’Autorità Giudiziaria o ad altro soggetto pubblico legittimato a richiederli nei casi previsti dalla legge.

L’uso della piattaforma Webex per la posta elettronica e per l'erogazione del servizio potrebbe determinare il trasferimento dei dati trattati in paesi extra Unione Europea (UE). Tale eventuale trasferimento avviene: laddove sussista una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, sulla base di tale provvedimento; laddove invece non sussista una decisione di adeguatezza, il trasferimento avviene sulla base di clausole contrattuali standard conformi alla Decisione 2010/87/UE della Commissione Europea. In ogni caso il trasferimento in parola si configura come necessario per importanti motivi di interesse pubblico, a norma dell’art. 49, par. 1, lett. d) e par. 4 del Regolamento UE, connesse al perseguimento degli obiettivi di efficienza e di efficacia amministrativa secondo i principi della legge 241/90 e del d. lgs.150/2009.

La piattaforma Webex è fornita da Cisco Systems Inc., una società costituita e operativa ai sensi della legge Statunitense, con sede a Milpitas, California, Stati Uniti. Per informazioni sulle modalità di trattamento dei dati raccolti da Cisco System Inc., si invita a leggere le note informative rinvenibili al seguente link: https://www.cisco.com/c/it_it/about/legal/privacy-full.html. Al trasferimento dei dati all’estero si applicano le disposizioni del GDPR.

6. Periodo di conservazione dei dati

I dati saranno trattati fino alla conclusione del procedimento amministrativo o al conseguimento delle finalità del procedimento per le quali i dati sono stati raccolti. Successivamente saranno conservati in conformità alle norme sulla conservazione amministrativa e al piano di fascicolazione e conservazione delle Camere di commercio allegato al manuale di gestione documentale in uso presso l’ente. I dati potranno essere conservati per tempi ulteriori unicamente per finalità di archiviazione nel pubblico interesse, come consentito dall’art. 99 del Codice Privacy, e, in relazione a tale finalità, limitatamente al minimo necessario.

 

7. Natura del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale mancato conferimento

Il conferimento dei dati richiesti è obbligatorio. Il mancato conferimento comporta l’impossibilità di partecipare legittimamente alle riunioni degli organi in videoconferenza, con particolare riferimento alla facoltà di intervenire e di esprimere il proprio diritto di voto.

8. Diritti degli Interessati

Presso la Camera l'interessato può esercitare tutti i diritti previsti dal Regolamento (UE) 2016/679, purché ne ricorrano i presupposti di volta in volta previsti dalla normativa (artt. 15 e seguenti del Regolamento). In ogni caso, sussiste anche il diritto di presentare un formale Reclamo all’Autorità garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità reperibili presso il sito del Garante stesso.

Nel sito internet istituzionale, sia nella Sezione Amministrazione Trasparente (Disposizioni generali – Atti generali), sia nella sezione Privacy (Adempimenti), è consultabile il Regolamento camerale relativo alla Procedura di gestione delle richieste di esercizio dei diritti degli interessati ai sensi del Regolamento UE 2016/679.

Sulla base del predetto regolamento gli interessati possono esercitare i loro diritti mediante l’apposito modulo scaricabile nella predetta Sezione Privacy.

 

Questa informativa è stata aggiornata in data: 07/07/2021.

 

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