All’ufficio del Registro delle imprese, ai sensi dell’art. 2435 e 2615 bis del C.C., devono essere depositati i Bilanci d’esercizio delle Società di capitali, delle Società cooperative e degli altri soggetti (aziende di natura pubblicistica, Consorzi confidi, Consorzi per l’internazionalizzazione, GEIE, ETS anche non aventi forma di Impresa Sociale) tenuti dalla legge all’adempimento. Ai Bilanci sono assimilate, in quanto regolate dalle medesime norme, le Situazioni patrimoniali dei Consorzi con attività esterna e dei Contratti di Rete (reti soggetto) che hanno istituito un fondo patrimoniale e un organo comune destinato a svolgere un’attività con i terzi. Le Società di Mutuo Soccorso depositano il documento rappresentativo della situazione economica e patrimoniale.
I bilanci soggetti a deposito sono esclusivamente quelli annuali, che vanno redatti alla data di chiusura dell'esercizio indicata dall'atto costitutivo. Non si accetta il deposito di bilanci infrannuali in quanto deposito atipico.
Termini per l'adempimento
Il deposito del Bilancio va effettuato entro 30 giorni dall'approvazione (art. 2435 C.C.). Termini diversi sono stati stabiliti per i casi riepilogati di seguito:
- entro 2 mesi dalla chiusura dell'esercizio, per la Situazione patrimoniale dei Consorzi (cod. atto - 720) e dei Contratti di Rete (cod. atto - 722);
- entro 4 mesi dalla chiusura dell'esercizio, per la Situazione patrimoniale di G.E.I.E. (cod. atto - 722);
- entro il 31 maggio per la Situazione patrimoniale dei Consorzi tra Enti Locali (cod. atto - 722) e per il Bilancio delle Aziende Speciali, Aziende Speciali Consortili iscritte alla Sezione Ordinaria e delle Istituzioni di Enti locali iscritte al REA (cod. atto - 711 o 712, sulla base dei requisiti dimensionali);
- entro 60 giorni dall'approvazione per il Bilancio degli Enti del Terzo Settore (ETS) diversi dalle Imprese Sociali (cod. atto - 711 o 712 o 718, sulla base dei requisiti dimensionali) e per la Situazione economica e patrimoniale delle Società di Mutuo Soccorso (cod. atto - 717);
- nessun termine per il Bilancio consolidato della società controllante (cod. atto - 714), per il Bilancio della Società estera avente sede secondaria in Italia , ad esclusione delle società creditizie e/o finanziarie (cod. atto - 715) e per il Bilancio Consolidato di Società di persone interamente possedute da società di capitali (cod. atto - 721).
Si precisa che, al fine del computo del termine, il sabato e la domenica vengono considerati giorni festivi e quindi si considera tempestivo il deposito effettuato il primo giorno lavorativo successivo.
Si ricorda che l’art. 2364 C.C., richiamato per le S.R.L. dall’art. 2478-bis C.C., stabilisce che l’assemblea per l’approvazione del bilancio deve essere convocata una volta all’anno, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, ovvero oltre tale termine, ma entro 180 giorni, qualora lo statuto lo consenta, per le società tenute alla redazione del bilancio consolidato o qualora sussistano particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società. Si ritiene infine opportuno precisare che la CCIAA Chieti Pescara non accetta il deposito del bilancio non approvato in quanto deposito atipico.
Bilancio Sociale
Tutte le Imprese Sociali, indipendentemente dalla loro forma giuridica, sono obbligate a redigere anche il Bilancio sociale (cod. atto - 716). Il Bilancio sociale va approvato con deliberazione distinta rispetto al bilancio d’esercizio e va depositato entro 60 giorni dall'approvazione. Il deposito comporta i medesimi costi previsti per il deposito del Bilancio d'esercizio.
Bilancio Consolidato e Bilancio Consolidato Sociale
Le società obbligate per legge alla redazione del Bilancio consolidato (cod. atto - 713) sono tenute depositarlo contestualmente al Bilancio d’esercizio. Il deposito del Bilancio d’esercizio e di quello consolidato infatti si configura legalmente come un unico adempimento, anche se per ragioni tecniche il deposito va effettuato mediante due pratiche distinte. In caso di invio contestuale, la pratica per il deposito del bilancio consolidato è esente da diritti di segreteria ed imposta di bollo. Nel caso in cui la pratica sia invece inviata in modo non contestuale, gli importi a titolo di diritti di segreteria e imposta di bollo sono dovuti.
Le società che si configurano al tempo stesso come controllanti e controllate possono esimersi dal deposito del bilancio consolidato a condizione di depositare il bilancio consolidato della controllante (cod. atto - 714 se il depositante è una società di capitali; 721 se tratta invece di una SNC o SAS controllata da una società di capitali).
I gruppi di Imprese Sociali sono tenuti alla redazione del Bilancio consolidato sociale. La pratica per il deposito va inviata contestualmente al quella per il Bilancio sociale ed ha lo stesso codice atto (716).
Elenco soci
Le Società per azioni, Società in accomandita per azioni e Società consortili per azioni devono integrare, l'istanza di deposito del Bilancio con l'elenco soci di cui al comma 2 dell'art. 2435 C.C. L'elenco soci è riferito alla data di approvazione del bilancio e deve essere altresì corredato dall'indicazione analitica delle annotazioni effettuate nel libro soci a partire dalla data di approvazione del bilancio dell'anno precedente. Se non sono intercorse variazioni, si dichiarerà la conferma dell'elenco soci.
Per le Società a responsabilità limitata e le Società consortili, a seguito dell'entrata in vigore della legge n. 2/2009 non deve più essere depositato l'elenco soci al Registro Imprese unitamente al bilancio di esercizio. Non devono pertanto presentare l'elenco soci: Consorzi, Cooperative, GEIE, Società estere con sede secondaria in Italia, Società quotate in borsa.
